GUIDE D'UNE DEMANDE DE DON ÉLECTRONIQUE
La Fondation utilise une plateforme numérique de gestion des demandes pour la réception de toutes les demandes qui lui sont destinées, dons et bourses.
En suivant les instructions décrites ci-dessous, vous gagnerez un temps précieux dans la préparation de votre demande.
Vous y trouverez les étapes à suivre pour déposer :
- Un formulaire d’intention (nouvelle demande)
- Une demande complète (sur sollicitation de notre part)
- Une demande de renouvellement du don
- Une demande de don majeur ou dans le cadre d’une campagne majeure
Prêt.e? Allons-y!
Aussi dans cette section
1- ÉTAPES À SUIVRE POUR DEPOSER UN FORMULAIRE D’INTENTION
S’il s’agit de votre première visite, vous aurez à vous créer un compte usager en remplissant le formulaire d’enregistrement.
Pour cela, nous vous invitons à consulter la section « Formulaire d’enregistrement » ci-dessous. Vous trouverez toutes les informations détaillées pour faciliter votre navigation.
Si vous avez déjà un compte, vous n’avez qu’à vous connecter à la plateforme en entrant vos identifiants. Vous avez oublié votre mot de passe ? Pas de souci, il sera facile de le réinitialiser en entrant votre courriel et en cliquant ensuite sur le lien « Mot de passe oublié? ». Vous recevrez un courriel afin de vous créer un nouveau mot de passe.
NOTE : Nous sommes conscientes qu’avec toute technologie, des incidents peuvent survenir. Nous vous remercions à l’avance de nous les communiquer par courriel afin de nous aider à améliorer la plateforme : dons@fjab.qc.ca
Pour accéder à notre plateforme, il suffit d’utiliser le lien suivant :
https://www.grantinterface.ca/Home/Logon?urlkey=JAMGrant
Pour les utilisateurs et utilisatrices francophones, nous vous invitons à choisir « français » dans l’option Google « Sélectionner une langue » qui se trouve en haut à gauche de l’écran (voir image ci-dessous). Vous aurez ainsi accès à l’entièreté de la plateforme en français.
Note : L’adresse courriel est le principal moyen du système pour identifier un utilisateur ou une utilisatrice. Si vous avez déjà soumis une demande à la Fondation et que votre adresse courriel actuelle était liée à la demande, le système la reconnaîtra et vous associera automatiquement à l’organisation pour laquelle cette demande avait été soumise.
Si c’est le cas, vous n’aurez pas à entrer les informations ci-dessous. Nous vous demandons cependant de bien vouloir vérifier l’adresse associée à l’organisation. Si elle n’est plus à jour, veuillez nous en informer par courriel à dons@fjab.qc.ca et nous effectuerons la correction. Ensuite, vous pourrez vous rendre directement à la section « Tableau de bord du candidat » (ci-dessous).
*******
Sélectionnez l’option « Créer un nouveau compte » sur la page d’accueil.
INFORMATIONS SUR L’ORGANISATION
Nom de l’organisme : Indiquez le nom de l’organisme tel qu’il apparaît dans le répertoire de l’Agence du Revenu du Canada (nom légal), en majuscules.
Site Internet : Mettez le lien vers le site internet de l’organisme (s’il y a lieu). Si l’organisme n’a pas de site internet, laissez la case vide.
Numéro de téléphone : Inscrivez le numéro de téléphone général de l’organisme (ex. bureau de la réception). Si l’organisme n’a pas de numéro de téléphone général, indiquez le numéro de téléphone qui permet de rejoindre la direction de l’organisme.
Adresse courriel de l’organisme : Indiquez l’adresse courriel générale de l’organisme (ex. info@…). Si l’organisme n’a pas d’adresse courriel générale, indiquez l’adresse courriel qui permet de rejoindre la direction de l’organisme.
Adresse : Indiquez l’adresse postale de l’organisme.
Lorsque vous aurez complété tous les champs, cliquez sur le bouton « Prochain » au bas à droite de la fenêtre. La prochaine fenêtre à compléter apparaîtra.
INFORMATIONS DE L’UTILISATEUR
Cliquez sur « Copier l’adresse de l’organisation ». Ce bouton se trouve en haut à gauche de la fenêtre.
Prénom et Nom : Remplissez les sections en indiquant votre prénom et votre nom.
Titre : Indiquez le titre du poste que vous occupez au sein de l’organisme. Si vous êtes un bénévole, indiquez « Bénévole ». Si vous êtes membre du conseil d’administration, indiquez « Membre du CA », etc.
Courriel : Indiquez l’adresse courriel que vous utilisez en tant que membre du personnel ou bénévole de l’organisme. Si vous êtes bénévole et ne possédez pas d’adresse courriel de type organisationnel, indiquez l’adresse courriel générale (ex. info@…) ou l’adresse courriel qui permet de rejoindre la direction de l’organisme.
Numéro de téléphone principal : Indiquez le numéro de téléphone que vous utilisez le plus souvent dans le cadre de vos fonctions pour l’organisme. Si vous êtes membre du conseil d’administration, indiquez le numéro de téléphone général de l’organisme ou le numéro de téléphone qui permet de rejoindre la direction de l’organisme.
Numéro de téléphone secondaire : Indiquez votre numéro de téléphone secondaire (s’il y a lieu).
Adresse : Indiquez l’adresse postale de l’organisme.
Lorsque vous aurez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton « Prochain » en bas à droite de la fenêtre. La prochaine fenêtre à compléter apparaîtra.
INFORMATION SUR LA DIRECTION GÉNÉRALE
Si vous êtes à la direction de l’organisme, cochez la case « OUI ».
Si vous n’êtes pas à la direction de l’organisme, cochez la case « NON ».
Lorsque vous aurez coché la case, cliquez sur le bouton « Prochain » en bas à droite de la fenêtre. La prochaine fenêtre à compléter apparaîtra.
RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES SUR LA DIRECTION GÉNÉRALE
Si vous avez répondu « NON » à la question précédente, la prochaine fenêtre à remplir vous demandera de compléter les champs avec les informations de la personne à la direction de l’organisme.
Remplissez chacun des champs avec les informations propres à l’identification de la personne à la direction de l’organisme.
Lorsque vous aurez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton « Prochain» en bas à droite de la fenêtre. La prochaine fenêtre à compléter apparaîtra.
MOT DE PASSE
Créez-vous un mot de passe en respectant les paramètres de sécurité imposés : minimum 8 caractères, de ces 8, il y a au moins une minuscule, une majuscule, un chiffre, un caractère non-alphanumérique (!@#$%?&*()¨Ç:LÉ”‘^>°`).
Une fois que vous aurez créé votre mot de passe, cliquez sur le bouton « Créer un compte » en bas à droite de la fenêtre.
Vous recevrez un courriel confirmant la création d’un compte dans la plateforme. Cliquez sur le lien dans le courriel que vous avez reçu afin de confirmer votre inscription.
Si jamais vous ne recevez pas le courriel de confirmation, vous avez tout de même la possibilité de poursuivre. Il suffit de cliquer sur « je n’ai pas reçu le courriel ».
Lorsque vous aurez complété toutes ces étapes, vous aurez officiellement créé un compte dans la plateforme de la Fondation.
Félicitations!
Lorsque vous aurez complété les étapes de l’inscription, vous serez amené à la page intitulée « Tableau de bord du candidat ».
Afin de débuter votre demande de soutien financier, cliquez sur le bouton « Appliquer » en haut à gauche de l’écran. Ceci vous amènera à la page d’application où vous verrez tous nos programmes offerts.
Sélectionnez le programme « Demande de don » en cliquant sur le bouton « Appliquer », à la ligne indiquant le titre du programme.
Veuillez noter que le bouton « Aperçu » qui apparaît à gauche sur cette même ligne vous donne accès à un aperçu du formulaire de demande à remplir.
Le formulaire de demande ou d’intention est identifié comme LOI dans la plateforme. Cette étape se veut une façon concise et rapide de nous présenter l’organisme, la mission ou les projets pour lesquels vous aimeriez recevoir un soutien financier de la Fondation.
Nous attendons des réponses concises, qui pourront ensuite être détaillées dans une demande complète, si celle-ci est sollicitée par la Fondation.
Important : Seul le formulaire d’intention (LOI) sera étudié. Il est donc inutile de nous faire parvenir toute autre documentation par courriel à cette étape.
Note : Dans le haut à droite de l’écran vous verrez le bouton « Collaborer ». Celui-ci vous permet d’inviter une personne de votre organisme à collaborer dans la préparation du formulaire, si requis. Vous pouvez déterminer un type d’autorisation : peut voir, peut éditer, peut soumettre.
Titre de la demande : Veuillez écrire le titre du projet ou programme pour lequel vous souhaitez recevoir un soutien financier. Si vous effectuez une demande pour du soutien à la mission, veuillez indiquer « Soutien à la mission ».
Possédez-vous un numéro de bienfaisance enregistré à l’ARC : oui/non
Attention : Seuls les organismes enregistrés auprès de l’ARC peuvent déposer une demande de don.
Demandes non admissibles : Nous vous invitons à bien lire la liste des demandes non admissibles. Vous pourriez sauver du temps!
DESCRIPTION DE LA DEMANDE
Numéro de bienfaisance enregistré à l’ARC : inscrire votre numéro
Année de création de l’organisme : Elle peut être différente de l’année d’enregistrement auprès de l’ARC.
Cause ou secteur d’activité : Indiquez dans quel secteur vous vous inscrivez ou la cause que vous soutenez, par ex. itinérance, accès aux arts et à la culture, sécurité alimentaire, réinsertion professionnelle, etc.
Mission : Veuillez inscrire l’énoncé de mission officiel de votre organisation et au besoin, les enjeux auxquels elle répond.
Population : À quels groupes vous adressez-vous ? Profils et nombre de personnes rejointes.
Activités de l’organisme : Quels sont vos services et actions pour répondre à cet ou ces enjeux ?
Portée des activités de l’organisme : Choisissez entre un quartier, une ville, une région, la province ou le Canada.
Budget opérationnel annuel : indiquez le montant figurant à vos derniers états financiers.
- Mission : Le don permet à l’organisation d’utiliser la somme allouée en fonction des priorités qu’elle aura elle-même identifiées
- Programme : le don est attribué à un programme spécifique de l’organisme qui s’inscrit dans sa mission
- Projet : le don attribué à un projet est orienté sur la mise en œuvre d’activités définies dans le temps (même lorsque le projet est sujet à être reconduit).
Montant demandé : Inscrivez le montant de votre demande.
Retombées anticipées : Ces retombées peuvent être à la fois qualitatives et quantitatives. Voici quelques exemples de questions qui peuvent vous servir à développer votre réponse :
- Quels sont les changements auxquels vous souhaitez contribuer?
- Quels effets anticipez-vous chez les participants?
- Combien de personnes sont visées?
Si vous avez complété votre formulaire de demande (LOI) et vous désirez nous le soumettre, cliquez sur le bouton « Soumettre la lettre d’intention » en bas à droite de la fenêtre du portail.
Ceci enverra une copie de votre formulaire à notre comité de dons qui étudiera votre demande et vous fera le suivi nécessaire dans un délai de 30 jours ouvrables après la réception du formulaire.
Ou
Si vous avez complété votre formulaire de demande (LOI) et vous désirez l’enregistrer avant de le soumettre, cliquez sur le bouton « Enregistrer la lettre d’intention » en bas à droite de la fenêtre du portail.
En cliquant sur ce bouton, vous enregistrez une copie du formulaire de demande (LOI) avec les informations remplies en date de la sauvegarde. Vous pouvez sortir de la plateforme et y revenir plus tard pour compléter et envoyer le formulaire.
Ou
Si vous voulez abandonner votre demande, cliquez sur le bouton « Demande d’abandon » en bas à gauche de la fenêtre du portail. Suivez les instructions de la fenêtre qui apparaîtra sur votre écran afin d’abandonner et d’annuler le formulaire de demande (LOI) que vous aviez débuté.
2- ÉTAPES À SUIVRE SUITE À LA SOLLICITATION D’UNE DEMANDE COMPLÈTE
Si le formulaire d’intention présenté au comité des dons est retenu, l’équipe de la Fondation sollicitera le dépôt d’une demande complète (« Application » dans la plateforme).
Vous recevrez un courriel à cet effet avec toutes les indications nécessaires. Un échéancier de dépôt et les informations de la date du comité des dons vous seront également communiqués.
Voici quelques indications relatives aux différentes sections du formulaire de demande complète. Nous vous invitons à suivre ces indications à mesure que vous compléter cette étape.
Bien entendu, si vous avez des questions additionnelles, n’hésitez pas à communiquer avec nous.
Note : Certaines informations entrées dans le formulaire d’intention (LOI) seront automatiquement présentes dans le formulaire de demande complète, afin de vous faire gagner du temps. Toutefois, vous pouvez éditer chacune des sections sans problème, s’il y a lieu.
Attention : Seuls les organismes enregistrés auprès de l’ARC peuvent déposer une demande de don.
Cause ou secteur d’activité : Indiquez dans quel secteur vous vous inscrivez ou la cause que vous soutenez, par ex. itinérance, accès aux arts et à la culture, sécurité alimentaire, réinsertion professionnelle, etc.
Activités de l’organisme : Quels sont vos services et actions pour répondre à cet ou ces enjeux ?
Population : À quels groupes vous adressez-vous ? Profils et nombre de personnes rejointes.
Portée des activités de l’organisme : Choisissez entre un quartier, une ville, une région, la province ou le Canada.
Écosystème : Comment et avec qui collaborez-vous ? De quelle manière vous inscrivez-vous dans votre milieu ?
INFORMATION SUR LA DEMANDE
Titre de la demande : Vous pouvez renommer le titre de la demande pour laquelle vous souhaitez recevoir un soutien financier.
Attribution du don : Choisissez entre mission, programme ou projet, tel que décrit dans la section « Formes de soutien financier » de notre site web.
- Mission : Le don permet à l’organisation d’utiliser la somme allouée en fonction des priorités qu’elle aura elle-même identifiées
- Programme : le don est attribué à un programme spécifique de l’organisme qui s’inscrit dans sa mission
- Projet : le don attribué à un projet est orienté sur la mise en œuvre d’activités définies dans le temps (même lorsque le projet est sujet à être reconduit).
Montant annuel demandé : Inscrivez le montant de votre demande.
Description de la demande : Veuillez décrire en 2 500 mots ou moins à quoi le don serait attribué et ce qu’il vous permettrait de mettre en oeuvre.
- Quels sont les changements auxquels vous souhaitez contribuer?
- Quels effets anticipez-vous chez les participants?
- Combien de personnes sont visées?
Partenaires et collaborateurs : Bailleurs, organismes alliés, regroupements et concertations, etc. Merci de spécifier la nature de la relation.
Dernier rapport annuel : Annexez votre dernier rapport annuel ou partagez-nous le lien internet.
INFORMATIONS FINANCIÈRES
Budget opérationnel annuel : Indiquez le montant figurant à vos derniers états financiers.
Nombre d’employé.es et de bénévoles : Pour nous donner une idée de la taille de votre équipe et du nombre de bénévoles qui s’engagent auprès de votre organisation.
Derniers états financiers : Annexez vos derniers états financiers vérifiés (ou mission d’examen) ou partagez-nous le lien internet.
Date de la fin d’année financière : Indiquez la date officielle de votre fin d’année financière.
Explications et commentaires : N’hésitez pas à joindre une page de faits saillants expliquant les variations de certaines rubriques de vos états financiers. Ne laissez aucune place à l’interprétation!
Commentaires additionnels : Vous souhaitez ajouter des informations importantes. C’est ici!
Veuillez noter que la plateforme est parfois capricieuse avec les noms de document. Nous vous suggérons de privilégier des noms de fichiers courts, sans accents ou symboles.
Par exemple : EF2026 pour les états financiers ou RA2026 pour le rapport annuel.
États financiers : Vous devez fournir vos états financiers les plus récents. Si le document est disponible en ligne, vous pouvez partager le lien dans la zone de texte ou encore procéder au téléchargement du document à même la plateforme.
Rapport d’activité ou rapport annuel : Veuillez fournir le rapport qui est réalisé sur une base annuelle. Si le document est disponible en ligne, vous pouvez partager le lien dans la zone de texte ou encore procéder au téléchargement du document à même la plateforme.
Une fois toute la documentation reçue, votre formulaire de demande complète sera traité pour la présentation au comité des dons (à la date qui vous a été confirmée).
Si la demande est de 100 000 $ et moins, la réponse définitive pourra vous être transmise quelques jours après la tenue du comité des dons.
Si la demande est de plus de 100 000 $, une analyse plus approfondie est requise. Cette demande devra faire l’objet d’un premier dépôt au comité des dons pour ensuite être déposée de nouveau au prochain CA. Les délais de retour pour la décision finale peuvent prendre jusqu’à 90 jours dans un tel cas.
Demande refusée :
Vous recevrez une communication vous expliquant la raison du refus.
Demande acceptée :
Vous recevrez une communication détaillée confirmant le don.
Des suivis pourraient vous être demandés afin de compléter le dossier (ex. informations bancaires pour dépôt direct au compte). Ces demandes, qui prennent la forme d’un formulaire à remplir, vous seront transmises par courriel. Vous serez invités à compléter les suivis à même votre compte usager dans la plateforme de gestion des dons.
Les suivis seront toujours effectués par courriel à l’attention de la personne responsable du dépôt de la demande.
3- ÉTAPES À SUIVRE POUR UNE DEMANDE DE RENOUVELLEMENT DU DON
Vous êtes admissible à une demande de renouvellement de don ?
Vous recevrez une communication personnalisée de notre part environ deux mois avant la présentation du dossier de renouvellement au comité des dons.
De retour sur notre plateforme :
- Cliquez sur l’icône de maison dans le bandeau supérieur.
- Deux options s’offrent à vous : à gauche, cliquez sur “continue” dans le formulaire de renouvellement, ou, dans le module central, cliquez sur “Application” dans le formulaire de renouvellement.
Voici quelques informations relatives aux différentes sections du formulaire.
INFORMATION GÉNÉRIQUE
Portée des activités de l’organisme : Choisissez entre un quartier, une ville, une région, la province ou le Canada.
Titre de la demande : Vous pouvez renommer le titre de la demande pour laquelle vous souhaitez recevoir un soutien financier.
Attribution du don : Choisissez entre mission, programme ou projet, tel que décrit dans la section « Formes de soutien financier » de notre site web.
- Mission : Le don permet à l’organisation d’utiliser la somme allouée en fonction des priorités qu’elle aura elle-même identifiées
- Programme : le don est attribué à un programme spécifique de l’organisme qui s’inscrit dans sa mission
- Projet : le don attribué à un projet est orienté sur la mise en œuvre d’activités définies dans le temps (même lorsque le projet est sujet à être reconduit).
Cause ou secteur d’activité : Indiquez dans quel secteur vous vous inscrivez ou la cause que vous soutenez, par ex. itinérance, accès aux arts et à la culture, sécurité alimentaire, réinsertion professionnelle, etc.
Population ciblée : Cochez le groupe auquel vous vous adressez.
Des nouvelles de votre organisme : Mouvements au sein de l’équipe/du CA, collaborations, développement organisationnel, virage numérique, etc.
Écosystème : Nouveaux partenariats ou collaborateurs
VOTRE DEMANDE
Faits saillants : Faits saillants concernant les actions menées lors du précédent financement. Par ex. : défis, bons coups.
Montant annuel demandé : Inscrivez le montant de votre demande.
Durée du partenariat souhaitée : entre 1 et 5 ans.
Reconduction du financement : comment envisagez-vous l’évolution pour la prochaine année? Quel aspect voudriez-vous poursuivre ou développer davantage?
Dernier rapport annuel : Annexez votre dernier rapport annuel ou partagez-nous le lien internet.
INFORMATIONS FINANCIÈRES
Budget opérationnel annuel : Indiquez le montant figurant à vos derniers états financiers.
Date de la fin d’année financière : Indiquez la date officielle de votre fin d’année financière.
Derniers états financiers : Annexez vos derniers états financiers vérifiés (ou mission d’examen) ou partagez-nous le lien internet.
Explications et commentaires : N’hésitez pas à joindre une page de faits saillants expliquant les variations de certaines rubriques de vos états financiers. Ne laissez aucune place à l’interprétation!
Veuillez noter que la plateforme est parfois capricieuse avec les noms de document. Nous vous suggérons de privilégier des noms de fichiers courts, sans accents ou symboles.
Par exemple : EF2026 pour les états financiers ou RA2026 pour le rapport annuel.
États financiers : Vous devez fournir vos états financiers les plus récents. Si le document est disponible en ligne, vous pouvez partager le lien dans la zone de texte ou encore procéder au téléchargement du document à même la plateforme.
Rapport d’activité ou rapport annuel : Veuillez fournir le rapport qui est réalisé sur une base annuelle. Si le document est disponible en ligne, vous pouvez partager le lien dans la zone de texte ou encore procéder au téléchargement du document à même la plateforme.
Une fois toute la documentation reçue, votre formulaire de demande de renouvellement sera traité pour la présentation au comité des dons (à la date qui vous a été confirmée).
La réponse définitive pourra vous être transmise quelques jours après la tenue du comité des dons.
Demande refusée :
Vous recevrez une communication vous expliquant la raison du refus.
Demande acceptée :
Vous recevrez une communication détaillée confirmant le don.
Des suivis pourraient vous être demandés afin de compléter le dossier (ex. informations bancaires pour dépôt direct au compte). Ces demandes, qui prennent la forme d’un formulaire à remplir, vous seront transmises par courriel. Vous serez invités à compléter les suivis à même votre compte usager dans la plateforme de gestion des dons.
Les suivis seront toujours effectués par courriel à l’attention de la personne responsable du dépôt de la demande.
4- DEMANDE POUR UN DON MAJEUR OU UNE CAMPAGNE MAJEURE
S’il s’agit de votre première visite, vous aurez à vous créer un compte usager en remplissant le formulaire d’enregistrement.
Pour cela, nous vous invitons à consulter la section « Formulaire d’enregistrement » ci-dessous. Vous trouverez toutes les informations détaillées pour faciliter votre navigation.
Si vous avez déjà un compte, vous n’avez qu’à vous connecter à la plateforme en entrant vos identifiants. Vous avez oublié votre mot de passe ? Pas de souci, il sera facile de le réinitialiser en entrant votre courriel et en cliquant ensuite sur le lien « Mot de passe oublié? ». Vous recevrez un courriel afin de vous créer un nouveau mot de passe.
NOTE : Nous sommes conscientes qu’avec toute technologie, des incidents peuvent survenir. Nous vous remercions à l’avance de nous les communiquer par courriel afin de nous aider à améliorer la plateforme : dons@fjab.qc.ca
Pour accéder à notre plateforme, il suffit d’utiliser le lien suivant :
https://www.grantinterface.ca/Home/Logon?urlkey=JAMGrant
Pour les utilisateurs et utilisatrices francophones, nous vous invitons à choisir « français » dans l’option Google « Sélectionner une langue » qui se trouve en haut à gauche de l’écran (voir image ci-dessous). Vous aurez ainsi accès à l’entièreté de la plateforme en français.
Note : L’adresse courriel est le principal moyen du système pour identifier un utilisateur ou une utilisatrice. Si vous avez déjà soumis une demande à la Fondation et que votre adresse courriel actuelle était liée à la demande, le système la reconnaîtra et vous associera automatiquement à l’organisation pour laquelle cette demande avait été soumise.
Si c’est le cas, vous n’aurez pas à entrer les informations ci-dessous. Nous vous demandons cependant de bien vouloir vérifier l’adresse associée à l’organisation. Si elle n’est plus à jour, veuillez nous en informer par courriel à dons@fjab.qc.ca et nous effectuerons la correction. Ensuite, vous pourrez vous rendre directement à la section « Tableau de bord du candidat » (ci-dessous).
*******
Sélectionnez l’option « Créer un nouveau compte » sur la page d’accueil.
INFORMATIONS SUR L’ORGANISATION
Nom de l’organisme : Indiquez le nom de l’organisme tel qu’il apparaît dans le répertoire de l’Agence du Revenu du Canada (nom légal), en majuscules.
Site Internet : Mettez le lien vers le site internet de l’organisme (s’il y a lieu). Si l’organisme n’a pas de site internet, laissez la case vide.
Numéro de téléphone : Inscrivez le numéro de téléphone général de l’organisme (ex. bureau de la réception). Si l’organisme n’a pas de numéro de téléphone général, indiquez le numéro de téléphone qui permet de rejoindre la direction de l’organisme.
Adresse courriel de l’organisme : Indiquez l’adresse courriel générale de l’organisme (ex. info@…). Si l’organisme n’a pas d’adresse courriel générale, indiquez l’adresse courriel qui permet de rejoindre la direction de l’organisme.
Adresse : Indiquez l’adresse postale de l’organisme.
Lorsque vous aurez complété tous les champs, cliquez sur le bouton « Prochain » au bas à droite de la fenêtre. La prochaine fenêtre à compléter apparaîtra.
INFORMATIONS DE L’UTILISATEUR
Cliquez sur « Copier l’adresse de l’organisation ». Ce bouton se trouve en haut à gauche de la fenêtre.
Prénom et Nom : Remplissez les sections en indiquant votre prénom et votre nom.
Titre : Indiquez le titre du poste que vous occupez au sein de l’organisme. Si vous êtes un bénévole, indiquez « Bénévole ». Si vous êtes membre du conseil d’administration, indiquez « Membre du CA », etc.
Courriel : Indiquez l’adresse courriel que vous utilisez en tant que membre du personnel ou bénévole de l’organisme. Si vous êtes bénévole et ne possédez pas d’adresse courriel de type organisationnel, indiquez l’adresse courriel générale (ex. info@…) ou l’adresse courriel qui permet de rejoindre la direction de l’organisme.
Numéro de téléphone principal : Indiquez le numéro de téléphone que vous utilisez le plus souvent dans le cadre de vos fonctions pour l’organisme. Si vous êtes membre du conseil d’administration, indiquez le numéro de téléphone général de l’organisme ou le numéro de téléphone qui permet de rejoindre la direction de l’organisme.
Numéro de téléphone secondaire : Indiquez votre numéro de téléphone secondaire (s’il y a lieu).
Adresse : Indiquez l’adresse postale de l’organisme.
Lorsque vous aurez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton « Prochain » en bas à droite de la fenêtre. La prochaine fenêtre à compléter apparaîtra.
INFORMATION SUR LA DIRECTION GÉNÉRALE
Si vous êtes à la direction de l’organisme, cochez la case « OUI ».
Si vous n’êtes pas à la direction de l’organisme, cochez la case « NON ».
Lorsque vous aurez coché la case, cliquez sur le bouton « Prochain » en bas à droite de la fenêtre. La prochaine fenêtre à compléter apparaîtra.
RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES SUR LA DIRECTION GÉNÉRALE
Si vous avez répondu « NON » à la question précédente, la prochaine fenêtre à remplir vous demandera de compléter les champs avec les informations de la personne à la direction de l’organisme.
Remplissez chacun des champs avec les informations propres à l’identification de la personne à la direction de l’organisme.
Lorsque vous aurez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton « Prochain» en bas à droite de la fenêtre. La prochaine fenêtre à compléter apparaîtra.
MOT DE PASSE
Créez-vous un mot de passe en respectant les paramètres de sécurité imposés : minimum 8 caractères, de ces 8, il y a au moins une minuscule, une majuscule, un chiffre, un caractère non-alphanumérique (!@#$%?&*()¨Ç:LÉ”‘^>°`).
Une fois que vous aurez créé votre mot de passe, cliquez sur le bouton « Créer un compte » en bas à droite de la fenêtre.
Vous recevrez un courriel confirmant la création d’un compte dans la plateforme. Cliquez sur le lien dans le courriel que vous avez reçu afin de confirmer votre inscription.
Si jamais vous ne recevez pas le courriel de confirmation, vous avez tout de même la possibilité de poursuivre. Il suffit de cliquer sur « je n’ai pas reçu le courriel ».
Lorsque vous aurez complété toutes ces étapes, vous aurez officiellement créé un compte dans la plateforme de la Fondation.
Félicitations!
Lorsque vous aurez complété les étapes de l’inscription, vous serez amené à la page intitulée « Tableau de bord du candidat ».
Afin de débuter votre demande de soutien financier, cliquez sur le bouton « Appliquer » en haut à gauche de l’écran. Ceci vous amènera à la page d’application où vous verrez tous nos programmes offerts.
Sélectionnez le programme « Demande de dons & campagnes majeures » en cliquant sur le bouton « Appliquer », à la ligne indiquant le titre du programme.
Veuillez noter que le bouton « Aperçu » qui apparaît à gauche sur cette même ligne vous donne accès à un aperçu du formulaire de demande à remplir.
Le formulaire de demande ou d’intention est identifié comme LOI dans la plateforme. Cette étape se veut une façon concise et rapide de nous présenter l’organisme, la mission ou les projets pour lesquels vous aimeriez recevoir un soutien financier de la Fondation.
Nous attendons des réponses concises, qui pourront ensuite être détaillées dans une demande complète, si celle-ci est sollicitée par la Fondation.
Note : Dans le haut à droite de l’écran vous verrez le bouton « Collaborer ». Celui-ci vous permet d’inviter une personne de votre organisme à collaborer dans la préparation du formulaire, si requis. Vous pouvez déterminer un type d’autorisation : peut voir, peut éditer, peut soumettre.
Possédez-vous un numéro de bienfaisance enregistré à l’ARC : oui/non
Attention : Seuls les organismes enregistrés auprès de l’ARC peuvent déposer une demande de don.
Demandes non admissibles : Nous vous invitons à bien lire la liste des demandes non admissibles. Vous pourriez sauver du temps!
DESCRIPTION DE LA DEMANDE
Numéro de bienfaisance enregistré à l’ARC : Inscrire votre numéro
Type d’établissement : Communautaire, culturel, hospitalier, universitaire, autre
Année de création de l’organisme : Elle peut être différente de l’année d’enregistrement auprès de l’ARC.
Mission : Veuillez inscrire l’énoncé de mission officiel de votre organisation et au besoin, les enjeux auxquels elle répond.
Activités de l’organisme : Quels sont vos services et actions pour répondre à cet ou ces enjeux ?
Nom du projet : Votre projet a-t-il un nom spécifique ?
Personnes ressources : Personnes désignées pour la gestion du partenariat et leur adresse courriel
Retombées anticipées :
- Quels sont les changements auxquels vous souhaitez contribuer?
- Quels effets anticipez-vous chez les participants?
- Combien de personnes sont visées?
Portée des activités de l’organisme : Choisissez entre un quartier, une ville, une région, la province ou le Canada.
Partenariats stratégiques impliqués : Autres bailleurs de fonds, organismes alliés. Merci de spécifier la nature de la relation.
Objectif financier total : Inscrivez le montant total de votre campagne.
Détails du budget : Insérez ici le budget détaillé du projet incluant les autres sources de financement confirmées ou en voie de l’être.
Échéancier de la campagne ou du projet : Insérez l’échéancier de la campagne ou du projet en incluant les phases.
Témoignages, lettres d’appui et documents additionnels : Vous pouvez insérer des documents pour étayer votre demande.
Commentaires additionnels : Vous souhaitez spécifier d’autres informations? C’est ici!
Si vous avez complété votre formulaire de demande (LOI) et vous désirez nous le soumettre, cliquez sur le bouton « Soumettre la lettre d’intention » en bas à droite de la fenêtre du portail.
Ceci enverra une copie de votre formulaire à notre comité de dons qui étudiera votre demande et vous fera le suivi nécessaire dans un délai de 30 jours ouvrables après la réception du formulaire.
Ou
Si vous avez complété votre formulaire de demande (LOI) et vous désirez l’enregistrer avant de le soumettre, cliquez sur le bouton « Enregistrer la lettre d’intention » en bas à droite de la fenêtre du portail.
En cliquant sur ce bouton, vous enregistrez une copie du formulaire de demande (LOI) avec les informations remplies en date de la sauvegarde. Vous pouvez sortir de la plateforme et y revenir plus tard pour compléter et envoyer le formulaire.
Ou
Si vous voulez abandonner votre demande, cliquez sur le bouton « Demande d’abandon » en bas à gauche de la fenêtre du portail. Suivez les instructions de la fenêtre qui apparaîtra sur votre écran afin d’abandonner et d’annuler le formulaire de demande (LOI) que vous aviez débuté.
Si le formulaire d’intention présenté au comité des dons est retenu, l’équipe de la Fondation sollicitera le dépôt d’une demande complète (« Application » dans la plateforme).
Vous recevrez un courriel à cet effet avec toutes les indications nécessaires. Un échéancier de dépôt et les informations de la date du comité des dons vous seront également communiqués.
Voici quelques indications relatives aux différentes sections du formulaire de demande complète. Nous vous invitons à suivre ces indications à mesure que vous compléter cette étape.
Bien entendu, si vous avez des questions additionnelles, n’hésitez pas à communiquer avec nous.
Note : La plupart des informations entrées dans le formulaire d’intention (LOI) seront automatiquement présentes dans le formulaire de demande complète, afin de vous faire gagner du temps. Toutefois, vous pouvez éditer chacune des sections sans problème, s’il y a lieu.
Attention : Seuls les organismes enregistrés auprès de l’ARC peuvent déposer une demande de don.
Type d’établissement : Communautaire, culturel, hospitalier, universitaire, autre
Activités de l’organisme : Quels sont vos services et actions pour répondre à cet ou ces enjeux ?
Population : À quels groupes vous adressez-vous ? Profils et nombre de personnes rejointes.
Dernier rapport annuel : Téléchargez votre dernier rapport ou insérer le lien web.
INFORMATION SUR LA DEMANDE
Nom du projet : Votre projet a-t-il un nom spécifique ?
Personnes ressources : Personnes désignées pour la gestion du partenariat et leur adresse courriel
Portée des activités de l’organisme : Choisissez entre un quartier, une ville, une région, la province ou le Canada.
Objectif financier total : Inscrivez le montant total de votre campagne.
Détails du budget : Insérez ici le budget détaillé du projet incluant les autres sources de financement confirmées ou en voie de l’être.
Description de la demande : Veuillez décrire à quoi le don serait attribué et ce qu’il vous permettrait de mettre en oeuvre.
- Quels sont les changements auxquels vous souhaitez contribuer?
- Quels effets anticipez-vous chez les participants?
- Combien de personnes sont visées?
Échéancier de la campagne ou du projet : Insérez l’échéancier de la campagne ou du projet en incluant les phases.
Partenariats stratégiques impliqués : Autres bailleurs de fonds, organismes alliés. Merci de spécifier la nature de la relation.
INFORMATIONS FINANCIÈRES
Budget opérationnel annuel : Indiquez le montant figurant à vos derniers états financiers.
Derniers états financiers : Annexez vos derniers états financiers vérifiés (ou mission d’examen) ou partagez-nous le lien internet.
Date de la fin d’année financière : Indiquez la date officielle de votre fin d’année financière.
Explications et commentaires : N’hésitez pas à joindre une page de faits saillants expliquant les variations de certaines rubriques de vos états financiers. Ne laissez aucune place à l’interprétation!
Commentaires additionnels : Vous souhaitez ajouter des informations importantes. C’est ici!
Veuillez noter que la plateforme est parfois capricieuse avec les noms de document. Nous vous suggérons de privilégier des noms de fichiers courts, sans accents ou symboles.
Par exemple : EF2026 pour les états financiers ou RA2026 pour le rapport annuel.
États financiers : Vous devez fournir vos états financiers les plus récents. Si le document est disponible en ligne, vous pouvez partager le lien dans la zone de texte ou encore procéder au téléchargement du document à même la plateforme.
Rapport d’activité ou rapport annuel : Veuillez fournir le rapport qui est réalisé sur une base annuelle. Si le document est disponible en ligne, vous pouvez partager le lien dans la zone de texte ou encore procéder au téléchargement du document à même la plateforme.
Une fois toute la documentation reçue, votre formulaire de demande complète sera traité pour la présentation au comité des dons (à la date qui vous a été confirmée).
Comme la demande est de plus de 100 000 $, une analyse plus approfondie est requise. Cette demande devra faire l’objet d’un premier dépôt au comité des dons pour ensuite être déposée de nouveau au prochain CA. Les délais de retour pour la décision finale peuvent prendre jusqu’à 120 jours dans un tel cas.
Un suivi pourrait vous être demandé afin de compléter le dossier (ex. informations bancaires pour dépôt direct au compte). Cette demande, qui prend la forme d’un formulaire à remplir, vous sera transmise par courriel. Vous serez invité à compléter le suivi à même votre compte usager dans la plateforme de gestion des dons.
Les suivis seront toujours effectués par courriel à l’attention de la personne responsable du dépôt de la demande.